Planzeit und Zeitpläne

Wichtiges ins Leistungshoch verschieben. Dringendes anschließend erledigen.

Für die Arbeit Freiraum reservieren: Störungen im Vorfeld verschieben und vermeiden.

Störfaktoren beseitigen oder mindern, z.B. Schwatzerei, Verfall in Nebensächlichkeiten, ungenügende Organisation, fehlende Werkstoffe und Arbeitsmittel, Unkonzentriertheit

Organisation

vor jeder Arbeit fragen:

Bringt mich das meinen Zielen näher?
Muss das jetzt sein?
Muss das so sein?
Muss ich das tun?
Muss das überhaupt sein?

Nein sagen können, oder statt nein zu sagen alternativen aufzeigen.

Arbeiten weg lassen
Frequenzen mindern (e-mail und Post, Zeitschriften, an allen Besprechungen teilnehmen )was passiert bei Minderung, Zeitbedarf, Lösungen

Arbeiten delegieren
Was können andere tun
Angst andere könnten es besser
Mangelndes Vertrauen
Fremdfirmen

7 Tips zur Arbeitstechnik
1. Regelmäßig entspannen = Gedanken ordnen.
2. Wichtiges von Unwichtigem trennen.
3. Eine Arbeit nach der anderen.
4. Nicht unterbrechen lassen. Wichtige Arbeiten biszu Ende führen (oder zumindest Teil-Aufgaben).
5. Wichtiges von Dringendem unterscheiden. Auch Platz reservieren für Wichtiges!
6. Ablehnen Unwichtiges zu tun. Mut zum NEIN!
7. Nicht in eine ungeordnete Flut von Arbeiten hineinspringen!

Arbeitsleistung
Persönliche Leistungskurve erstellen ? wie Leistungstiefs auffangen ?

Sägeblatt-Effekt vermeiden ?da Arbeitseinstellung Störungsthema Arbeitsaufnahme viel Leistung benötigen

Badewanneneffekt optimal nutzen = der Energiebedarf für eine Arbeitssituation sinkt nach 20 Minuten durch Einarbeitung auf ein Minimum und steigt nach 90 Minuten durch Erschöpfung wieder an.

Gegen Überarbeitung durch unerledigte Aufgaben : Entspannungsphasen und Arbeitsplanung

Aufgaben auf Energiebedarf analysieren.

Und den Ablauf auf Leistungshoch und Tiefphasen anpassen.

Neuer Tagesablauf

An anstrengenden Tagen einen Tagesplan schreiben mit Blick auf Leitungsfähigkeit und Energiebedarf. An Pausen denken, die Großzügig planen, als Puffer. Belohnungen einplanen.

Möglichkeiten das Zeitmanagement zu verbessern.

• Auf Leistungskurve achten und Wichtiges in Hochs erledigen, Unwichtiges in Tiefphasen
• Bei nachlassender Konzentration Bewegungspausen einlegen (bei Bewegungsarbeiten andersherum)
• Sägeblatt-Effekt überwinden und 40 -90 Minütige Arbeitsphasen einrichten und konsequent einhalten
• Telefon und Sprechzeiten einrichten
• Morgens als erstes 10 Minuten Zeit nehmen um den Tag zu planen
• Für ausreichend Motivation sorgen, für jeden Tag belohnen
• Vor jeder Arbeit überlegen ob diese sie ihren Zielen näher bringt und was passiert wenn es nicht getan wird.
• Regelmäßig entspannen um Stress und Müdigkeit vorzubeugen
• Telefongespräche und Besprechungen schriftlich vorbereiten

Informationsflut

System in die Papierschwemme

• Eingang     > Müll sofort weg
• Sofort         >machen dauert jeweils weniger als 5 Min
• Heute         > muss ich machen länger als 5 Minuten, dringend
• Später        >muss ich machen länger als 5 Minuten, Terminieren
• Sekretariat >können andere tun, benötigt keine Erklärung
• Delegieren >können andere tun, benötigt Erklärung
• Schrank     >muss nicht getan werde, möglicherweise später nützlich

WICHTIG!
Dringendes in den die Tätigkeitsplanung aufnehmen. Delegiertes mit Termin zu Statusabfrage und mit letztmöglichem Termin in Zeitplan aufnehmen.

Lesen
Schnell vergisst sich viel.

• Gezielt lesen
• Mit Textmarker lesen, oder Online mit Notiz Programm
• Im Betrieb grundsätzlich schriftlich kommunizieren
• Zusammenfassungen erstellen

Memos
WAS muss getan werden?
WER muss es tun?
WO muss es getan werden?
WANN muss es getan werden?
WARUM muss es getan werden?
WIE muss es getan werden?
WOHIN ist das Ergebnis zu melden?

Brief
Leitschiene erstellen:
Kernaussagen markieren und mit Nummern für die Antwort Strukturieren, Antworten nach der erstellten Struktur.

Kommunikationswege

Vor einer Kommunikation überlegen welches Medium am besten geeignet ist.

Abzuwägen sind:

• Geschwindigkeit
• Konsistenz
• Störfaktor
• last but not least, der persönliche Kontakt.

Jedem Mitarbeiter ein internes Postfach

Wie man Probleme löst und Entscheidungen trifft

Für Routine Aufgaben Checklisten erstellen.
Für Teamarbeiten Ablaufplan am Arbeitsplatz aufhängen.

Besprechungschecklisten erstellen

• Thema
• Ziel
• Ort / Zeit
• Dauer
• Teilnehmer
• Was Wann Wer
• maximale Smalltalk Zeit
• Zeitplan Beauftragten bestimmen
• Ergebnisse

Nicht 100% der Zeitersparnis in Effizienzsteigerung stecken sondern auch die Ruhe– und Freizeitenzu 50% profitieren lassen.